주주명부 보관 의무와 기간

상법상 주주명부는 회사의 영업 및 재산의 현황을 나타내는 서류가 아니므로, 상업장부에는 해당하지 않는다. 상법상 영업장부 및 영업에 관한 중요서류의 경우 10년, 전표 또는 이와 유사한 서류의 경우 5년간 이를 보존하도록 규정하고 있으나(상법 제33조①), 주주명부에 대하여는 별도의 규정이 없다.

또한 판례에서는 현재 시점에서 회사의 주주가 아닌 과거 주주들의 개인정보가 포함된 주주명부는 과거의 주주명부에 불과하므로, 주주의 주주명부 열람 및 등사청구권의 대상이 되지 아니한다고 판시하고 있다.(서울고등법원 2015.8.13. 선고 2014나2052443 판결)

따라서 현재 시점의 주주명부가 아닌 과거의 주주명부를 회사가 반드시 보관하여야 할 의무는 없다. 다만 과거의 주주총회 승인사항과 관련하여 분쟁 우려가 있는 경우 이에 대한 입증자료로서 주주명부가 필요할 수 있으므로 회사의 필요에 따라 이를 일정기간 동안 보존할 수 있다.

예컨대 정기주주총회에서 승인된 재무제표에 관하여 이사 및 감사의 책임해제는 승인 후 2년이 경과하여야 하므로(상법 제450조), 이사 및 감사의 재무제표에 대한 책임해제 기간(2년) 내에 주주의 책임추궁이 발생한 경우 그 주체인 주주를 확인할 수 있도록 해당기간 동안 주주명부를 보존하는 것이 바람직할 것이다.

from 상장협 Monthly 실무상담사례 2018년 3월호