소집공고, 통지문 예시

의결권 있는 주주에게는 주주총회 2주간 전에 소집통지를 해야한다. 이를 어기면 주주총회 취소의 소 사유가 될 수 있으나, 이로인한 하자는 2개월의 기간이 지나면 치유된다.

1% 이하를 소유한 소액주주에 대하여 정관이 정하는 바에 따라 전자공시시스템에 공집공고를 함으로써 소집통지를 갈음할 수 있다.

다만, 정관에서 서면결의제도를 채택한 회사는 주주총회 소집통지서에 서면결의를 하는데 필요한 서면과 참고서류를 첨부해야 하며(상법 제368조), 그밖에 주총 의안이 정관변경, 자본감소, 합병 등의 경우에는 의안요령을 소집 통지 및 공고시 기재해야 한다. (상법 제433조 제2항, 제438조 제2항, 제522조 제2항)

우리 회사는 서면결의제도를 선택하고 있지 않기 때문에, 1% 이하를 소유한 소액주주에 대하여는 소집공고로 갈음하고 있다.

명의개서대행회사에서 전 주주에게 발행을 위탁할 수 있으나, 1% 초과하여 소유한 소액주주의 수가 많지 않으므로 비용절감 차원에서 직접 우편배송하고 있다. 이때 발신주의를 채택하고 있으므로, 우편을 보내는 발신일이 주주총회 2주간 전이면 된다.

소집통지문의 작성은 예탁원 홈페이지의 작성예시를 보면서 적으면 된다. 그 외의 자세한 내용은 DART 시스템에 가이드라인을 보고 작성하면 되겠다.

한국예탁원의 예시문

한국예탁원의 자주쓰는 양식/서식 게시판

주주총회소집통지(공고)문예문(전자투표 및 전자위임장 권유를 하지 않는 경우).hwp

주주총회소집통지(공고)문예문(전자투표 및 전자위임장 권유의 경우).hwp

예탁원에 의결권 행사를 요청한 때와 요청하지 아니한 때로 구분하고 있는데, 섀도우 보팅을 요청하느냐 안하느냐로 해석하면 되겠다. 섀도우 보팅은 2017년 12월 31일에 완전히 폐지되었으므로, 법이 부활하지 않는이상 의결권 행사를 요청하지 아니한 때를 참고하여 작성하면 되겠다.

DART 편집기에서 소집공고문을 작성할 때, 승인 안건별로 유의사항을 기재해야 한다. 제무재표 승인의 건 기재시 경영참고사항과 재무제표를 기재해야 하는데, 이때 '주석'을 기재하라는 말이 없다. 대부분의 회사가 주석을 기재하고 있기는 한데, 네이버와 한샘이 주석을 기재하지 않고 있다. 아마도 주석 기재 안해도 되는 듯한데, 금감원에 전화해서 확인하기 싫다. 그러니까 그냥 회계팀을 닥달해서 주석을 첨부하는 것으로...?

외부 감사 완료전 재무제표를 첨부하거나 주석을 기재하지 않는 경우에는 아래와 같은 주의문구를 재무제표 상단에 기재해야 한다.

※ 아래의 재무제표는 외부감사인의 회계감사 및 검토가 완료되기 이전 회사의 가결산 추정치이므로, 외부감사인의 감사결과에 따라 일부 변경될 수 있습니다. 외부감사인의 감사의견을 포함한 최종 재무제표 및 주석사항은 향후 제출될 감사보고서를 참고해 주시기 바랍니다.